Huoltotoiminnassa laadun puute tulee kalliiksi

Mitkä asiat vaikuttavat siihen, että laadun puute maksaa enemmän kuin laatu?

Ensiksi olisi hyvä määritellä laatu ja laadunhallinta – yksinkertaistettuna laadunhallinnan keskiössä ja sen kehittämisen tavoitteena on vähentää sekoilua. Tavoitteena on vakioida tekemisen taso ja pysyä siinä – eli pysyä määritellyssä laadussa riippumatta siitä kuka asian tekee.  

Poikkeama laadussa tarkoittaa sitä, että ollaan sekoiltu (eli alitettu toiminnassa se määritelty taso). Huoltotoiminnassa tämä tarkoittaa sitä, että joku ei osannut tehdä asiaa oikein tai sen suorittaminen ei toteutunut määritetyllä tavalla (jouduttiin vääntämään, säätämään ja etsimään, jotta asia saatiin tehtyä ja aikaa paloi lukuisia turhia tunteja). 

Syntyi hukkaa.  

Voidaan kysyä esimerkiksi: 

1. Tehdäänkö teillä ennakkohuollot aina samalla laadulla tekijästä riippumatta?
2. Toistuuko huoltojen laatu vai vaihteleeko se? Missä vika? 

Onko ennakkohuoltojen sisällöllinen laatu ja ohjeistus riittävän tarkka, jotta kohta 1. ja 2. toteutuvat? 

Moni asia vaikuttaa laatuun ja sen puutteeseen. Huollon ja kunnossapidon laatua voi tarkastella useasta eri näkökulmasta:

• Asiakkaan kokema laatu (myös sisäinen asiakas kunnossapidossa)
• Tekninen laatu esim. suorituskyvystä
• Sisäinen laatu toimintajärjestelmissä ja prosesseissa
• Prosessien laatu tarkoittaen resursseja ja niiden ohjausta

Vastaavasti laadun puutteeseen vaikuttavat:

• Byrokraattinen laatu, jossa johto sanelee ohjeita, liian yksinkertaistettu tapa toimia ja laatu täysin eriytetty kaikesta muusta toiminnasta
• Ei ole menetelmiä tai tapoja arvioida toimintaa – meneekö meillä hyvin vai huonosti? 
• Ei noudateta sovittua tapaa toimia, puutteellinen data tai sitä ei ole ollenkaan, tavoitteet ovat sellaisia jotka saavutetaan liian helposti
• Toimitaan ja tuotetaan "laput silmillä" ilman, että tiedetään mitä huoltotoiminnassa tai tuotannossa tapahtuu 

Mitä se laadun puute maksaa?

Rahaa, resursseja, ehkä jopa asiakkuuksia.

Se on varmasti myös tuotantojohtajan tai operatiivisen johtajan ensimmäinen ajatus, kun hän kuulee häiriöistä, vioista tai seisokeista.

Häiriöiden kustannusten mittaaminen ei ole kuitenkaan ihan helppoa kahdesta syystä:

• Kaikkien häiriöiden vaikutus ei ole ennalta arvattavissa, vaan jokainen häiriö riippuu oman "tuotannon" ominaisuuksista häiriön hetkellä
• Joskus häiriöitä voi olla useampi yhtä aikaa ja on mahdollisuus, että häiriöitä on mahdotonta erottaa toisistaan 

Eri aloilla häiriöt ovat erilaisia ja niillä on hyvin erilainen vaikutus omaan "tuotantoon". Valmistavassa teollisuudessa saattaa koko linjasto seisoa, kuluja tulee:

• Odotusajasta
• Kunnossapidon työstä
• Käytetyistä materiaaleista
• Seisokista lisäkustannuksia tuotannolle

Huoltofirmalla oman "tuotannon" häiriö voisi olla:

• Tiedon puute
• Tiedonkulku ei toimi
• Huoltotiimillä ei ole oikeita työkaluja ja osia mukanaan
• Tehtyä huoltotyötä ei kirjata lainkaan tai kirjataan puutteellisesti

Kalustonhallinnassa se olisi:

• Huoltamaton kalusto, jota juuri nyt tarvittaisiin "tuotantoon" ajamaan työajo
• Kalusto rikkoutuisi huolimattoman kunnossapidon vuoksi matkalla
• Vuokraamosta ei voikaan tänään vuokrata nostinta, koska niitä ei olla huollettu ajallaan
• Nostinta ei voida vuokrata, koska turvallisuuteen liittyvää tarkistuslistaa ei voida dokumentoida ennen asiakkaalle vuokrausta

Kaikki puutteet laadukkaassa "tuotannossa" aiheuttavat kustannuksia. Laadun puute maksaa siis oman "tuotannon" katkoksina, häiriöinä, pidentää läpimenoaikoja ja pahimmillaan vaikuttaa myös asiakkaisiin ja asiakkuuksiin.

Toistuvien virheiden korjaaminen maksaa ja saattaa vaikuttaa maineeseen. Juuri siksi laadun parantaminen ja ylläpitäminen pitäisi olla jatkuvaa työtä. Tämän työn pitäisi olla systemaattista ja samalla myös etukäteen suunniteltua. 

Haluatko kuulla lisää jo tässä vaiheessa?

Lisätietoa tässä linkissä: Spotillan virtuaalinen esittely

Suunnitelmallisuuden merkitys

Toiminnan ja tuotannon laatu on sitä, että kaikki omat sisäiset toiminnot "tuotannossa" toimivat virheettömästi ketjuna. Raaka-aineista tulee tuotteita, huoltopalvelut asiakkaalle tehdään sovitun mukaisesti ja kalusto on kunnossa asiakasta tai omaa käyttöä varten.

Kaikissa näissä kolmessa tapauksessa oma "tuotanto" ja ketju toimii alusta loppuun saakka. Laatu on hyvää, kun saamme minimoitua erilaiset häiriötekijät "tuotantoketjusta", ketjun eri osat sopivat yhteen ja toimivat yhteen. Lopputulos on odotusten mukaista. 

Todellisessa elämässä "tuotanto" ei ole näin mutkatonta ja sujuvaa. Moni asia riippuu siitä kuinka paljon siihen laatuun on paneuduttu, suunniteltu laatua tukevia prosesseja ja kuinka sitä laatua ylläpidetään koko ajan. Jotain dataakin pitäisi syntyä, että sitä laatua voisi valvoa. 

Unohdetaan hetkeksi se mitä tuotetaan, oli se sitten kunnossapito omalle organisaatiolle tai palveluita muille. Tarvitaan joka tapauksessa suunnittelutyötä laatua varten, tarvitaan joku työkalu millä varmistaa laatua ja saada dataa tuotannosta. Työkalun ja suunnitelman avulla on mahdollista johtaa laatua, erilaisen numeerisen datan avulla. Se antaa tarpeeksi selkeän kuvan nykytilasta. 

Kuvittele tilanne, jossa sinulla ei olisi oman "tuotantosi" apuna mitään apuvälineitä, vaan "tuotanto" eläisi vain tätä hetkeä ilman minkäänlaisia suunnitelmia mistään, ilman mitään dataa mistään ja ilman suunnitelmaa miten huoltaa "tuotantovälineitä". Vähän sama tunne, kuin olisi pimeässä huoneessa ilman taskulamppua. Näkymä kokonaisuudesta puuttuu.

Samoin asia on "tuotannossa", laatu syntyy näkymästä, työkaluista ja datasta. Teollisuuden kunnossapidossa, huoltopalveluiden palvelutuotannossa huolto-ohjelmasta tai kalustonhallinnassa tarvitaan hyvä ratkaisu laadun varmistamiseksi:

• Hyvää suunnitelmaa ennakoivasta kunnossapidosta
• Kunnossapitojärjestelmää toiminnanohjauksen apuna
• Dataa järjestelmästä toiminnan laadun ylläpitämiseksi

Johtopäätös

Toiminnan tai tuotannon laatu tarkoittaa sisäisten toimintojen virheettömyyttä. Toiminnan ja tuotannon laadun saavuttamiseksi tarvitaan järjestelmällistä työtä.

Tässä 5 suositusta kuinka varmistaa toiminnan ja tuotannon laatu:

• Mittaus- ja arviointijärjestelmä huollon ja kunnossapidon ammattilaisille on hyvä kunnossapitojärjestelmä
• Järjestelmän avulla toimenpiteitä laadun saavuttamiseksi ja puutteiden korjaaminen havaittujen puutteiden mukaisesti
• Toiminnan ja tuotannon laadun jatkuva parantaminen kunnossapitojärjestelmän avulla (vikakirjauksien analysointi)
• Kunnossapitojärjestelmä antaa selkeän näkymän huollosta ja kunnossapidosta (laadun nykytila)
• Johdon näkökulmasta tarvitaan läpinäkyvyyttä huolto- ja kunnossapitotoimintaan, jotta on mahdollista arvioida sen toimivuutta toiminnan ja tuotannon laadun saavuttamisen tukena

Kuinka sinä tuet toimintasi tai tuotantosi laatua?

Ei hätää vaikka kaikkia 5 toimenpidettä ei olisi vielä huomioitu toiminnassasi.

Jatka lukemista ja kerromme kuinka voimme auttaa sinua..

Haluaisitko itse kokeilla helppokäyttöistä kunnossapitojärjestelmää?

Se sopii huoltoon, kunnossapitoon, kalustonhallintaan ja kenttätyönohjaukseen.

Miksi kannattaisi kokeilla juuri tätä kunnossapitojärjestelmää?

Koska..

Spotilla on helppokäyttöinen mobiilisovellus.

Sen avulla on kehität toimintaa, reagoivasta ennakoivaan kunnossapitoon ja helpotat huoltojen standardisointia:

• Toistuvat huollot
• Huoltojen muokattavat tarkastuslistat
• Rooli-, ryhmä- tai vastuupohjaiset työjonot
• Tuntien ja varaosien kirjaaminen
• Töiden kuittaus mobiililla tai selaimella
• Excel- ja PDF-raportointi
• Sähköposti- ja push-ilmoitukset
• Helppo ja nopea kirjaaminen ja kuittaaminen
• Vähennä sähläystä papereiden ja whatsapp viestien kanssa

Pysyt ajan tasalla tehtävienhallinnan tilanteesta:

• Työt oikeiden henkilöiden työjonoissa
• Työt tulevat tehtyä ajallaan
• Työn kuittaaminen reaaliaikaisesti
• Tuotannon tehtävien seuraaminen
• Mallipohjat suunnittelua helpottamaan
• Tarkastuslistat tehtäville
• Kirjaa huoltoihin käytetyt tunnit helposti
• Ole tietoinen, mihin asentajien aika menee
• Vähennä sähläystä papereiden ja whatsapp viestien kanssa

Töiden raportointi ja tilannekuva selkein näkymin

• Työt oikeiden henkilöiden työjonoissa
• Työhön käytetyn ajan ja varaosien kirjaaminen
• Vikakeikan tilanne ja päivitys
• Tuotannon tehtävien seuraaminen
• Varmista, että kaikki työ tulee laskutettua
• Vähennä työpyyntöjen käsittelyyn käytettyä aikaa
• Tehosta huollon toimintaa
• Ole tietoinen, mihin asentajien aika menee
• Töiden todentaminen ja raportointi kätevästi esim. viranomaisille
  

Haluatko kuulla lisää?

Spotillan virtuaalisessa esittelyssä saat tietää miten helppo ja mobiilipohjainen kunnossapitojärjestelmä Spotilla toimii ja miten se voisi auttaa sinua.

Aloita tutustuminen tässä linkissä: Spotillan virtuaalinen esittely

Tai voit kokeilla itse miten Spotilla toimii. Maksutta. 

Kokeile Spotilla ilmaiseksi 

Kokeiltuasi olet yhtä ratkaisua viisaampi!