Olipa kerran yritys, jonka laitekannan tiedot olivat oikein ja ajantasalla...

Totta vai tarua? Onko mahdollista, että fyysisen maailman koneiden ja laitteiden tiedot olisivat ajantasalla, tarpeellisilta osin dokumentoitu ja että kyseinen tieto olisi vieläpä helposti löydettävissä?

Totta yksille, haaveunta toisille ja joillekin mahdoton tehtävä. 

Kun asiaa kuitenkin ajatuksella pohtii, päätyy aina yhteen vääjäämättömään lopputulokseen:  laitetietojen puuttellisuus ei johdu koneista tai laitteista, vaan siitä, miten me ihmiset toimimme. Ja sille, miten me toimimme, on aina vähintään yksi, mutta usein montakin syytä. 

Miksi asialla on ylipäätään merkitystä?

• Jos laitetiedot ovat puutteellisia, se maksaa selvää rahaa. Kyse on vain siitä, milloin ja missä kohtaa kustannuksia syntyy -mutta niitä syntyy takuuvarmasti.
• Kaikkia, siis aivan kaikkia, jotka tekevät töitä näiden laitteiden kanssa harmittaa tietojen puuttuminen ja puuttuvien tietojen etsiminen. Tämä johtaa tyytymättömyyteen, joka johtaa laaduttomuuteen, joka johtaa lisäkustannuksiin ja muihin lieveilmiöihin. 

Mitkä ovat syitä, jotka johtavat laitetietojen puutteisiin?

Ensinnäkin, jos laitteiden tietojen hallinta on työnsuorittajan mielestä yksinkertaisesti liian työlästä, se jätetään tekemättä. Piste. Ei ole mitään väliä, montako korupuhetta ja prosessikaaviota asiasta piirretään -jos homma ei käyttäjien mielestä toimi, se ei toimi.

Toisekseen, nykypäivänä on tosiasia, että saman laitteen ympärillä (varsinkin, jos kyse on isommasta laitteesta, kuten tuotantokone) pyörii monen yrityksen henkilöstöä tekemässä erilaisia töitä. Tämä taas johtaa tilanteeseen, jossa saman laitteen tietoja on dokumentoitu useisiin eri järjestelmiin. Näihin järjestelmiin on pääsy vain aina kyseisen organisaation henkilöillä eikä mitään kokonaisnäkymää ole. 

Kolmanneksi, laitteiden omistajat - tai ainakin ne, ketkä kyseisiä laitteita tarvitsevat ja/tai niistä vastaavat, eivät ole riittävästi paneutuneet mahdollisuuksiin asian korjaamiseksi. On totta, että laitetietojen hallinta nykypäivän toimintaympäristössä on vaikeaa, mutta mahdotonta se ei ole. Yleensä nämä asiat mahdollistavat laitetieton ylläpidon:

• Käytetyt ohjelmistot (suomeksi, käytännössä mobiilisovellus tai ihan minimissään mobiilisti käytettävä järjestelmä) mahdollistavat helpon ja tehokkaan laitetietojen ylläpitämisen. Oli kyse sitten ennakkohuolloista, tarkastuksista, viankorjauksesta, käyttöpäiväkirjoista, dokumenteista tai muista sellaisista
• Käytetyt ohjelmistot on integroitu. Ei haittaa, että tietoja syötetään useisiin paikkoihin eri toimijoiden toimesta, kunhan tiedot yhdistetään integraation avulla siten, että laitteen omistajalla on aina kaikki tärkeä tieto omassa järjestelmässään (tai siinä järjestelmässä, johon hänellä on aina pääsy, jos palveluntuottaja tarjoaa järjestelmän)

Mistä lähteä liikkeelle?

• Tunnista, mikä on laitetietojen hallintasi nykytaso
• Mieti, mitkä ovat teidän juurisyyt siihen, että laitetieto ei pysy ajantasalla
• Kartoita vaihtoehdot asian kuntoon laittamiseksi
• Laita asia kuntoon!

Lataa tästä laitekortin mallipohja käyttöösi