Kunnossapitotoimintaan liittyy toimialasta riippuen erilaisia rekisterivelvoitteita - kuten henkilöstön pätevyyksiin liittyvät rekisterit ja esimerkiksi kemikaaliturvallisuuteen liittyvät rekisterit.
Perinteisesti näitä rekistereitä on hallinnoitu joko Excel-työkirjoissa tai kynä- ja paperimetodilla. Sittemmin näitä varten on kehitetty myös sovelluksia, jotka keskittyvät vain esimerkiksi kemikaalirekisterin ylläpitoon tai HR-pätevyyksien ylläpitoon.
Ongelmaksi muodostuu erityisesti pienemmissä (2-100 henkeä) yrityksissä kustannustehokkuus. Ei ole järkevää, että jokaisella asialle on oma tietojärjestelmänsä ja toisaalta Exclien ylläpitäminen ajantasalla vaadituilla tiedoilla muodostuu mahdottomaksi.
Kannattaa myös huomioida erilaisten - vain yhteen käyttöön soveltuvien - ohjelmistojen kokonaiskustannus. Esimerkiksi pelkästään kemikaalirekisteri-ohjelmistot voivat maksaa satoja euroja kuukaudessa.
Ajantasaisten rekisterien ylläpitäminen on tärkeää, koska:
- Lainsäädäntö edellyttää (esim. kemikaaliturvallisuus tai märkätilasertifiointi) niiden ylläpitoa
- Laatujärjestelmä tai toimialakohtainen sertifikaatti (esim. ISO 9001 tai ISO 14001) edellyttää rekisterin ajantasaisuutta
- Asiakkaiden vaatimukset edellyttävät, että on pystyttävä todentamaan pätevyyksien ajantasaisuus
MIKÄ ON YHDISTÄVÄ TEKIJÄ KUNNOSSAPITOTOIMINNAN JA REKISTERIEN VÄLILLÄ?
Kunnossapitotoiminnassa kyse on jossakin fyyseisessä sijainnissa (i) tehtävästä työstä, jonka suorittaa yrityksen työntekijä (ii).
Työn fyysiseen sijantiin liittyvät esimerkiksi:
- Kohteen perustiedot, laitteiden tiedot sekä vaara- ja riskitekijät
- Kohteessa käytettävät ja/tai työssä tarvittavat työvälineet ja esim. kemikaalit
- Kohteessa työskentelyn edellytyksenä olevat pätevyydet, koulutukset tai sertifikaatit
Työn suorittajaan liittyvät esimerkiksi:
- Henkilökohtaiset pätevyydet ja sertifikaatit
- Käytössä olevat suojaimet / työvälineet
MITEN TIEDON HALLINNOINTI VOIDAAN JÄRJESTÄÄ TEHOKKAASTI?
Kunnossapitotoiminnassa käytettävä järjestelmän, esimerkiksi ohjelmiston, tulisi sisältää toiminnollisuudet, jonka avulla kunnossapitotoimintaa suorittava yritys voi samalla sovelluksella ylläpitää erilaisia rekistereitä. Näitä rekistereitä ovat esimerkiksi:
- Laite tai kalustorekisteri, joka sisältää laitteiden kalibrointi/tarkastustiedot
- Henkilöstön pätevyysrekisteri, joka kertaa mitä sertifiointeja, tutkintoja tai pätevyyksiä henkilöstöllä on ja milloin ne vanhenevat
- Kemikaalirekisteri, joka sisältää tiedot yrityksen käytössä olevista kemikaaleista ja niiden riskeistä
- Laatupoikkeamarekisteri, joka sisältää tiedot tapahtuneista laatupoikkeamista ja niiden korjaamisen toimenpiteistä
- Vaaralatilanneilmoitusrekisteri, joka sisältää tiedot sattuneistä vaaratilanteista ja niiden ennaltaehkäisyn toimenpiteistä
SPOTILLA KUNNOSSAPITOSOVELLUS - TAIPUU MONEEN KÄYTTÖÖN
Kehittämämme Spotilla kunnossapitojärjestelmä on suunniteltu eri kokoisten ja eri toimialalla toimiven yritysten monipuoliseen käyttöön. Esimerkiksi teollisuuden kunnossaputo, kalustonhallinta teollisuudessa ja rakennustoiminnassa sekä terveydenhoidon laiterekisterit.
Spotillan avulla voit sekä hoitaa kunnossapidon ydintoiminnot, kuten ennakkohuoltojen suunnittelun ja vikamoitusprosessin - minkä lisäksi voit luoda sinne rajattoman määrän erilaisia rekistereitä - juuri sinun tarpeet huomioiden.
