Poikkeuksellisina aikoina järjestelmän helppokäyttöisyyden arvo korostuu
Uuden järjestelmän käyttöönotto voi projektina olla mitä vain hyvän, todella hyvän ja todella vaikean välillä. Moni asia vaikuttaa siihen, miten helposti uusi järjestelmä saadaan käyttöön, eikä mikään projekti ole ikinä täysin samanlainen muiden kanssa. Samoin toiminnan kehittäminen ottamalla käyttöön järjestelmän uusia ominaisuuksia, tai parantamalla tapaa, jolla järjestelmää käytetään, voi olla joko vaikeaa tai helppoa.
Poikkeuksellisina aikoina - esimerkiksi silloin kun on kiire, silloin kun toimintaympäristössä tapahtuu jotain poikkeuksellista tai silloin, kun järjestelmä on saatava käyttöön itsenäisesti, tietyt asiat korostuvat.
Tässä muutamia tekijöitä, jotka erottavat käyttöönottoja toisistaan vaikeiden ja helppojen käyttöönottoen osalta.
- Järjestelmän helppokäyttöisyys
- Järjestelmän muokattavuus
- Järjestelmätoimittajan kyky tukea projektia
Miten niin - miksi juuri nämä tekijät ovat tärkeitä?
Järjestelmän helppokäyttöisyys on sitä, että järjestelmän käytöstä vastaava henkilö (esimerkiksi kunnossapitopäällikkö), pystyy itsenäisesti käyttämään järjestelmää, määrittelemään sen toimintoja ja säätämään järjestelmän toimintaa haluamakseen. Toisekseen järjestelmän helppokäyttöisyys on sitä, että "loppukäyttäjät" eli huoltoon osallistuva henkilöstö, pystyy sujuvasti ja helposti suorittamaan järjestelmän avulla sovitut toiminnot - siten että työn tehokkuus kasvaa - ei pienene.
Lisäksi järjestelmän helppokäyttöisyys on sitä, että koko järjestelmän käyttöönotto voidaan suorittaa itsenäisesti, tai esimerkiksi vain etäpalaverien avulla. Olemme suorittaneet Spotilla kunnossapitojärjestelmän käyttöönottoja kymmennittäin - erittäin onnistuneesti - siten, että vain muutamien eräpalavereiden avulla koko järjestelmän käyttö, on saatu perehdytettyä ja järjestelmä otettua käyttöön.
Järjestelmän muokattavuus on sitä, että järjestelmä voidaan ottaa käyttöön vaiheittain ja sitä, että järjestelmän rakenteet saadaan muokattua organisaation toimintaa palvelevaksi. Kun järjestelmä pystytään tekemään organisaation itsensä näköiseksi, se on helposti omaksuttavissa ja se tuntuu heti alusta alkaen "tutulta". Monesti ongelmaksi muodostuu muuten se, että samalla kun pitää oppia uusi järjestelmä, pitää oppia uuden järjestelmän kieli.
Järjestelmätoimittajan kyky tukea projektia etänä on sitä, että otettaessa käyttöön uutta järjestelmää tai halutessa kehittää toimintaa järjestelmän avulla, saat nopeasti asiantuntijatukea esimerkiksi etäpalaverin muodossa. Jos järjestelmä on helppokäyttöinen ja jos se voidaan mukauttaa ja muokata organisaation tarpeisiin, pystyy järjestelmätoimittajan asiantuntija lyhyenkin etäpalaverin aikana auttamaan järjestelmän parhaiden käytäntöjen soveltamisessa juuri asiakkaan sen hetken tarpeeseen.
Lisäksi, muista että...
Mitä isompi investointi järjestelmään ja sen käyttöönottoon tarvitaan, sitä vaikeampaa on tehdä päätös aloittaa kehittäminen. Kuitenkin on niin, että mitä enemmän kehittämistä laiminlyödään -erityisesti vaikeina aikoina - sitä todennäköisempää on, että koko toimina supistuu ja vaikeutuu. Näistä syistä johtuen kannustamme kaikkia kunnossapidon kehittämistä harkitsevia henkilöitä tutustumaan Spotillaan - kunnossapitojärjestelmään, jonka käyttöönotto on helppoa, joka on helppokäyttöinen, organisaation toimintaan mukautuva ja jonka käyttöä pystymme joustavasti tukemaan sekä paikan päällä että etänä.
