Palvelupyynnöt, verkkolomakkeet ja prosessien digitalisointi

Turvallisuushavainto, huoltopyyntö, palvelupyyntö, vikailmoitus, laatupoikkeama - näille tosielämän tapahtumille on olemassa monta eri nimeä. Yhteistä niille on se, että ilmoituksen tekijän näkökulmasta ilmoituksen tekemisen pitää olla mahdollisimman helppoa - käsittelyn ja prosessin näkökulmasta tehokasta ja toimenpiteet pitää saada dokumentoitua ja tiedotettua eri sidosryhmille.

Olemme nyt julkaisseet Spotillassa palvelupyyntö- ja verkkolomaketoiminnon, jonka avulla asiakkaamme pystyvät:

• Laatimaan erilaisia verkkolomakkeita
• Määrittelemään pyydettävät tiedot lomakekohtaisesti
• Määrittelemään käsittelyprosessin kunkin lomakkeen osalta (kenelle ilmoitus, mihin työjonoon, kuka saa suorittaa jne)
• Sekä sisäiseen että ulkoiseen käyttöön (asiakkaat ja muut ulkopuoliset käyttäjät voivat jättää ilmoituksia ulkoisella web-lomakkeella)

Tärkeintä kaikessa on se, että ilmoituksien tekeminen ja käsittely onnistuvat 100% iOS- ja Android-laitteilla. Myös palvelun ulkopuoliset käyttäjät voivat jättää ilmoituksen mobiililaitteellaan, mistä hyvänsä ja milloin hyvänsä. Vastuutoimijat, kuten huolto, lähituki, vahtimestari, IT-tuki tai muu osapuoli saavat tiedot suoraan saapuneesta lomakkeesta/ilmoituksesta ja voi aloittaa sen käsittelyn välittömästi mobiilisovelluksella tai hallintaportaalista (selain). 

Miten osuvaa, että Helsingin Sanomat kirjoitti juuri artikkelin aiheesta ("Kännykkä voisi ilmoittaa, kun vessapaperi on lopussa tai betoni on kuivunut.."). Olemme asiasta täysin samaa mieltä. 

Spotilla palvelussa linkki ilmoituksen tekemiseen on vain yhtä kaukana, kuin lähimmän henkilön matkapuhelin.

Mitkä ovat Spotillan etuja tähän aiheeseen liittyen?

-- Helppokäyttöisyys -> Spotillan käytön oppii kuka hyvänsä viidessä minuutissa 

-- Mobiilius -> Spotillan avulla kukaan ei tarvitse läppäriä, työpistettä tai muuta työvälinettä kirjauksien tekemiseen (vain älypuhelin)

-- Joustavuus -> Voidaan luoda juuri sellaiset lomakkeet ja käsittelyprosessit, jotka palvelevat asiakkaan käyttöä. Spotilla mukautuu erilaisiin käyttötarpeisiin. 

Otetaanpa esimerkki:

• Tilan käyttäjä on sitä mieltä, että tilassa on kylmä. Hän voi tehdä ilmoituksen Spotillaan tehdyllä "Palvelupyyntö" -lomakkeella. Spotillan pääkäyttäjä on itse voinut päättää, mitä tietoja tällä lomakkeella kysytään.

• Lomake voi olla a) Intranetissa b) Kiinteistön verkkosivulla c) Kiinteistöjen kaikissa rappukäytävissä QR-koodi tai NFC-Tarrana d) Tallennettuna käyttäjän kännykän linkiksi
• Esimerkiksi "Palvelupyynnöt" on päätetty ohjata suoraan huoltomiehille. Sähköpostiheräte uudesta pyynnöstä lähtee määrättyyn osoitteeseen. Kaikille huoltomiehille ilmestyy uusi palvelupyyntö Spotilla mobiilisovellukseen. 
• Ensimmäinen kykenevä huoltomies ottaa palvelupyynnön käsittelyyn ja merkitsee lähtevänsä paikalle suorittamaan tarkastusta. Tarkastuksen jälkeen huoltomies kirjaa sovellukseen tekemänsä toimet palvelupyynnölle ja merkitsee sen valmiiksi
  • Palvelupyynnön jättäjä saa tiedon suoritetusta työstä sähköpostiinsa

Entäpä laatupoikkeamat? Entä turvallisuushavainnot?  Tai mikä hyvänsä muu lomake, joka tulisi olla helposti ja sähköisesti täytettävissä, kun jonkun toimijan pitää täyttää havaitessaan/tehdessään toimenpiteitä?

Aivan - ne voidaan kaikki luoda Spotillan avulla. 

Kysy lisää myynniltämme!