Vieläkö teidän toiminnassanne täytellään paperisia lomakkeita, joita sitten myöhemmin etsitään ja yritetään tulkita? Täytetäänkö tietoja kentällä käsin ja sitten toimistolla muotoillaan Excel- Word tai -PDF raportteja näiden tietojen perusteella?
Olemme käyneet asiakkaidemme kanssa kymmeniä keskusteluja siitä, miten erilaisessa työssä voidaan tehostaa toimintaa, parantaa työtyytyväisyyttä ja lisätä asikakastyytyväisyyttä helppokäyttöisten sovellusten avulla. Eräänä tärkeänä toiminnan tehostamisen kohteena on asiakkaidemme toimesta nostettu esiin sähköiset lomakkeet.
Todella monessa tilanteessa joudutaan edelleen käyttämään paperisia lomakkeita työn tulosten dokumentointiin ja raportointiin. Tämä on usein työtehoa heikentävää ja lisäksi lopputuloksena syntyvä dokumentti jättää usein toivomisen varaa.
Spotilla-palvelussa on jo pitkään ollut mahdollisuus luoda lomakkeita esimerkiksi vikailmoituksiin, laatupoikkeamiin tai palvelupyyntöihin liittyen. Nyt olemme kuitenkin kehittäneet Spotilla palveluun kokonaan uuden lomake-moduulin, jonka avulla asiakas voi luoda Spotillaan rajattoman määrän juuri tarvitsemiansa lomakkeita.
Otetaanpa muutamia esimerkkejä lomakkeista, jotka voitaisiin sähköistää.
Toimialariippumattomia lomakkeita:
- Uuden työntekijän perehdytyslomake
- Työntekijän perehdytyslomake tiettyihin tehtäviin / laitteisiin/koneisiin
- Tulityölupalomake
- Vaarojen tai riskien arviointi
- Kemikaaliriskienarviointi
Huolto- ja kunnossapitotoiminta
- Mittauspöytäkirjat
- Tarkastuslistat
- Vikalistat ja muut auditointi- tai puutelistat
- Työkirjaukset (työaika, matkakulut, varaosat)
- Huoltoraportit ja huoltopöytäkirjat
- Varaosatilaukset tai muut tilauslomakkeet
- Työmaatarkastukset, tuotannon tarkastukset tai siivoustarkastukset
Kalustonhallinta
-Henkilösuojaimen tarkastuslomake
-Nostoapuvälineiden tarkastuslomake
-Henkilönostimen tarkastuspöytäkirja
-Henkilönostimen käyttöönottotarkastus
-Työmaan viikoittainen kunnossapitotarkastuslomake
-Ajoneuvonosturin käyttöönottotarkastuslomake
-Henkilötavarahissin pystytystarkastuslomake
-Nostoraksin tarkastuslomake
-Henkilönostimen käyttöönotto- ja viikkotarkastuslomake
-Betonipumppuauton käyttöönottotarkastuslomake
-Kuormausnosturin käyttöönottotarkastuslomake
-Telinekortti
-Telineen käyttöönottotarkastuslomake
Terveydenhoidon lomakkeita
- Kalibrointitodistus
- Vaaratilanneilmoitus
Koska voit itse päättää mitä tietoja lomakkeilla kysytään, ei Spotillassa ole mitään rajoituksia sille, minkälaisia lomakkeita sillä luodaan. 
Mitä Spotillan sähköisillä lomakkeilla voi tehdä?
Spotillan sähköisten lomakkeiden avulla voit itse luoda juuri haluamasi kaltaisia lomakkeita, jotka voidaan joustavasti täyttää selainkäyttöliittymästä, puhelimella tai esimerkiksi tabletilla. Oleellista on, että et ole sidottuna mihinkään tietynlaiseen lomakeformaattiin, vaan päätät itse, mitä ja minkälaisia käyttämäsi lomakkeet ovat.
Jokainen täytetty lomake voidaan automaattisesti muuttaa PDF-raportiksi ja lähettää asiakkaalle sähköpostilla. Voit itse päättää PDF-raportin asetuksista, kuten logosta ja metatietoteksteistä.
Käytännön työn suorittaneen henkilön ei tarvitse kuin täyttää tiedot, raportti lähtee työnjohdolle tai suoraan asiakkaalle napin painalluksella. Jos ja usein kun - työn suorittamisen yhteydessä syntyy dokumentoitavaa tietoa - voidaan Spotillan sähköiselle lomakkeelle tallentaa myös suoraan kuvina työvaiheet.
Tiedämme, että usein erilaiset tarkastuslomakkeet ja raportit voivat olla pitkiä ja sisältää paljon tietoja - siksi Spotillan lomakkeet voidaan luoda siten, että ne pilkotaan osiin. Jokainen osa täytetään erikseen ja tallennetaan pilveen. Vaikka lomakkeen suorittaminen jäisi kesken tai verkkoyhteys olisi huono, mitään tietoja ei menetetä.
Olemme erityisesti tiedostaneet, että usein saman lomakkeen tietoja syntyy yhdellä kerralla paljon. Siksi Spotillan lomakkeet toimivat siten, että voit täyttää jokaisen osion samalla kertaa useita kertoja.
Esimerkiksi tilanteessa, jossa samoja mittaustietoja kerätään useista laitteista samalla kerralla, voidaan Spotillan lomakkeilla yhdellä tehtävällä, yhdellä lomakkeella, syöttää samat määrämuotoiset tietokentät vaivattomasti yhdelle raportille.
Täytätteko te paperilomakkeita toiminnassanne?
Ota yhteyttä myyntimme, selvitetään voisiko Spotillan sähköinen lomake helpottaa ja tehostaa teidän työtänne?
