Mikä on sähköinen talokirja ja mitä sillä voidaan tehdä?

Sähköinen talokirja taloyhtiön käytössä

Tyypillisesti rivi- ja kerrostaloyhtiöissä huolto- ja kunnossapitotoimet on sekä osakkeenomistajien että isännöitsijän- ja huoltoyhtiön vastuulla, taloyhtiön laajuudesta ja tyypistä riippuen. Riippuen yhtiön koosta ja taloudellisesta asemasta, asioita hoidetaan parhaaksi katsotulla tavalla niin, että yhtiön arvo säilyy mahdollisimman hyvänä ja osakkaiden vastikemaksut maltillisena hyvän kunnossapidon seurauksena. Joskus huoltoyhtiö vastaa kokonaisvaltaisesti huollosta ja joskus osakkailla ja hallituksella on paljon kunnossapitovastuita. 

Tyypillisiä haasteita huoltotoimintaan liittyen ovat:

• Miten pidetään kirjaa sekä osakkaiden että huoltoyhtiön tekemistä kunnostustoimista?
• Mihin dokumentoidaan ja arkistoidaan syntyvä dokumentaatiota, jota tullaan tarvitsemaan yhtiön elinkaaren aikana?
• Miten palvelupyynnöt isännöitsijälle ja/tai huoltoyhtiölle saadaan järjestettyä niin, että se on kaikille helppoa ja vaivatonta ja että toimenpiteiden seuranta ja laadun arviointi on yhtiön hallitukselle helppoa?

Usein taloyhtiöllä ei joko ole mitään sähköistä järjestelmää tai se tukeutuu isännöintiyrityksen käytössä oleviin - usein tarkoitukseen sopimattomiin järjestelmiin, jotka eivät tyydytä likimainkaan kaikkia osakkaan tai vuokalaisen tarpeita. Usein isännöitsijöillä on käytössään kiinteistön huoltokirja, jota ei suoranaisesti ole suunniteltu loppukäyttäjän tarpeita ajatellen. Minkälainen on hyvä kiinteistön huoltokirja?

On yleisesti tiedossa oleva seikka, että mitä käyttäjäkokemukseltaan vaikeampaa ja mitä enemmän tiettyyn aikaan ja paikkaan sidottua jonkun toimenpiteen tekeminen on, sitä haastavampaa sen suorittamisesta tulee. Sen takia taloyhtiön huoltokirjan tulisi ennen kaikkea tukea loppukäyttäjien, eli osakkaiden, vuokralaisten ja huoltotöitä tekevien henkilöiden toimintaa. Tämän toiminnan helppouden varmistaminen nimittäin tarkoittaa sitä, että tiedot ovat ajan tasalla, oikein dokumentoituna ja että laadunhallintaa kunnossapidon osalta voidaan toteuttaa. 

Mitä asioita pitää ratkaista?

Miten huolto- ja kunnossapitotyöt on nyt vastuutettu ja miten niistä pidetään kirjaa? Lähtötilanteen ymmärtäminen erityisesti hallituksen osalta on tärkeää.

Miten tällä hetkellä voidaan seurata ja mitata tehtyjen huoltojen määriä, laatua ja sen todentamista, että huoltotyöt on vastuullisten toimesta tehty sovittujen sääntöjen ja sopimusehtojen mukaan.

Kenen hallussa ja hallittavissa on nyt taloyhtiön tärkeiden huoltoon ja kunnossapitoon liittyvien dokumenttien hallinta? 

Miten on mahdollistetut mahdollisimman helppo palvelupyyntöjen lähettäminen, ajasta, paikasta ja laitteesta riippumatta?

Katso lisää täältä

Spotilla on helppokäyttöinen talokirja joka soveltuu niin isoille kuin pienille taloyhtiöille ja kiinteistöille. Spotilla mahdollistaa kaiken kunnossapitoon ja huoltoon liittyvien prosessien digitalisoinnin niin, että loppukäyttäjälle kaikki on tehty mahdollisimman helpoksi. 

Lisää artikkeleita kiinteistön huoltokirjaan liittyen täällä