Hyvää viestintää ja työnohjausta tarvitaan!
Tämä artikkeli on osa työn ohjaamisen artikkelisarjaamme. Katso muut artikkeli tähän artikkelisarjaan liittyen tästä:
- Hyvää viestintää ja työnohjausta tarvitaan
- Työtehtävien tehokas hallinta kenttätyössä
- Tehtyjen töiden raportointi ja laskutusprosessi
Monessa yrityksessä esimerkiksi virallisen epäviralliset WhatsApp ryhmät toimivat sekä viestintä- että työnohjauskanavina. Näissä ryhmissä kysellään missä työvälineet sijaitsevat, mitä työkohteissa tapahtuu tai jaetaan ohjeita laitteiden käyttöön ongelmatilanteissa. Tämä on monesti hyvä parannus ns. vanhaan maailmaan, jossa kaikki hoidettiin puhelinsoitoilla.
WhatsApp- tai muuhun vastaavaan sovellukseen perustuva viestintä- ja työnohjauskanava on kuitenkin kaukana täydellisestä, kun kyse on työstä, jossa ihmiset toimivat fyysisen maailman työkohteissa käyttämässä laitteita, huoltamassa laitteita tai tarkastamassa erilaisia asioita. Täysin vapaamuotoinen viestintäkana soveltuu huonosti määrämuotoisen tiedon dokumentointiin. Lisäksi ongelmana on tärkeän tiedon häviäminen vapaamuotoisen keskustelun sekaan.
Tarvitaan siis molempia - vapaata keskustelua ja tiedonvaihtoa, mutta myös määrämuotoista, helposti löydettävää tärkeää tietoa sekä selkeitä tapoja kirjata kerättyjä tietoja esimerkiksi raportteihin.
Mikä avuksi?
Hyvän sovelluksen tulee sisältää mahdollisuus kaikkiin näihin tärkeisiin osa-alueisiin töiden hoitamisen näkökulmasta:
- Viestintä, jossa tärkeä tieto välittyy oikeille ihmisille ja tallentuu "oikeaan paikkaan" ja josta se on löydettävissä
- Työnohjaus, jossa nähdään sovelluksesta töiden "lukujärjestys" kiireellisyyksineen, ohjeineen ja kaikkine tietoineen
- Raportointi, jossa työn suorittaminen on helppo dokumentoida (työaika, varaosat, kustannukset jne.) selitteiden ja valokuvien kera. Tärkeänä näkökulmana on se, että laadukas työn raportti voidaan yhdellä napin painalluksella toimittaa työnjohdolle tai asiakkaalle asti.
Viestintä
Viestinnän osalta on tärkeää, että käyttäjä voi löytää haluamaansa sisältöä koskevat viestit nopeasti. Toisin kuin vapaissa "Chat-sovelluksissa", hyvässä työnohjauksen sovelluksessa voidaan kohdentaa viestejä tarkemmin sisältötyypin tai käyttäjäroolien mukaisesti.
Kaikki viestit koskevat harvoin "kaikkia".
Esimerkiksi tiettyjä laitteita koskevat "käyttöpäiväkirjamerkinnät" tulee helposti pystyä erottamaan yleisistä "tiedotteista" tai vaikkapa sensorien tuottamista lukemista.
Työn ohjaus
Työn ohjauksessa on oleellista, että tieto meneillään olevista töistä ja niiden käsittelyn vaiheesta on yhteisestä nähtävillä koko sillä porukalla, joka vastaa töiden suorittamisesta.
Erilaisia "työjonoja" voidaan tietysti tarvita useita, mutta yhden työjonon sisällä tulee pystyä tietämään, mitä asioille tapahtuu (tai ei tapahdu).
Joskus töiden valmiiksi suorittaminen vaatii käsittelyä esimerkiksi työnjohdon tai muiden toimijoiden taholta - tällöin töiden välittäminen eteenpäin näihin "toisiin työjonoihin" pitää olla helppoa.
Ennakolta tiedossa olevat työt
Ennakolta tiedossa olleiden töiden osalta tulee pystyä ylläpitämään helposti työjonoa, joka voidaan luoda jokaiselle henkilölle erikseen tai "vastuuttain".
Ennakolta tiedossa olevien töiden jono näyttää kaikki päivän, viikon, kuukauden tai vuoden aikana tehtävät työt ja päivittyy reaaliaikaisesti, kun asiat "tosielämässä" muuttuvat.
Määrittelemällä tehtäviä sopiville vastuurooleille varmistetaan, että samassa porukassa töitä tekevät pysyvät tietoisina siitä, mitä tehtäviä "yhteisesti" on tekemättä.
Spotilla sovellus on kehitetty kaiken tyyppiseen huolto- ja kunnossapitotoimintaan sekä laite-, kohde- tai asiakaskeskeiseen työn suorittamiseen. Spotillan avulla saat työntekijät tyytyväiseksi ja tehostat toimintaasi!
