Tehtyjen töiden raportointi ja laskutusprosessi
Tämä artikkeli on osa työn ohjaamisen artikkelisarjaamme. Katso muut artikkeli tähän artikkelisarjaan liittyen tästä:
- Hyvää viestintää ja työnohjausta tarvitaan
- Työtehtävien tehokas hallinta kenttätyössä
- Tehtyjen töiden raportointi ja laskutusprosessi
Kuulostavatko seuraavat asiat tutulta?
Käytössä olevat työkalut (ohjelmistot) eivät oikein tue toimintaa...
Halutaan "tiedolla johtamista" ja parempaa raportontia, mutta se vaatisi paljon töitä...
On yritetty "virittää" vanhaa järjestelmää paremmaksi ja tutkittu joitakin vaihtoehtojakin, mutta tuloksetta..
Ongelmia ovat esimerkiksi:
- Ei ole olemassa hyvää tehtävienhallintajärjestelmää toistuvien tehtävien suorittamisen ja niiden raportoinnin varmistamiseksi?
- Ei ole olemassa tehokasta ja helppoa tapaa ilmoitusten käsittelyyn ja niistä seuraavien tehtävien suorittamisen ja raportointiin?
- Sähköpostitse liikutellaan paljon tietoa tehdyistä töistä sekä organisaation sisällä että asiakkaiden kanssa
- Joudutaan usein etsimään "kissojen ja koirien" kanssa tietoa siitä, kuka teki, mitä teki ja milloin teki - jos teki
- Asioita raportoidaan paperilapuilla, Exceleillä tai manuaalisesti täytettävillä Word-lomakkeilla
- Laskutus on työlästä, koska tietoa joudutaan keräilemään eri lähteistä
Todella usein yksi tai useampi näistä haasteista koskee kunnossapitopalveluita tuottavia yrityksiä, organisaation omaa kunnossapitotoimintaa tai muita laitteisiin ja kalustoon liittyvää toimintaa.
"Digiloikka" on siis jäänyt ottamatta ja toimintaa pyöritetään "perinteisin" menetelmin. Tässä ei ole mitään hävettävää - todella moni yritys tuottaa edelleen palveluita "kynä ja paperi"-menetelmällä.
Miksi siirtyminen uusiin toimintamalleihin on koettu vaikeaksi?
Ensinnäkin on syytä todeta, että mikään kehittäminen ei tapahdu täysin "kivuttomasti". Toisaalta on myöskin syytä myöntää rehellisesti, että kehittämisen laiminlyöminen aiheuttaa sekin tuskaa. Jos siis nähdään pahaa sekä kehittämisessä että siinä, että toimintaa ei kehitetä, pitää punnita niiden välisiä hyötyjä ja haittoja.
"Digiloikka" tai kehittäminen itsessään ei toki ole mikään tavoite - vaan ne toimivat ajureina joidenkin asioiden saavuttamiseksi. Alla olevassa kuvassa on esitetty joitakin tavoiteltavia asioita kehittämiselle.
Useimmiten syy sille, miksi uusia työkaluja ei voida ottaa käyttöön ja miksi kehittäminen koetaan vaikeaksi ovat:
- "Juuri nyt on niin kiire ja paljon muuta asiaa, vaikka kehittäminen on kyllä tärkeää"
- "Emme pysty ottamaan mitään uutta käyttöön, koska se on niin iso projekti ja henkilöstö ei pysty omaksumaan uutta"
Tässä muutama ajatus näihin argumentteihin liittyen: on tosiasia, että nykypäivänä esimies, päällikkö ja johtajatason tehtävissä on aina kiire tai ainakin kiireen tuntu. Se kuvastaa 24/7 maailmaa, jossa elämme.
Kiire syntyy monesti juuri siksi, että toimintamallit, joilla yritys toimii eivät ole riittävän digitaalisia ja prosessit ovat liian manuaalisia (paljon erilaista hukkaa, kuten tiedon etsimistä, tiedon manuaalista siirtämistä, epäselvyyksien ja ongelmien ratkaisua jne.). Kiire ei ole syy jättää kehittämättä, vaan se on syy kehittää -jotta ei olisi niin kiire.
Uusien toimintamallien käyttöönottaminen ei ole niinkään raskas prosessi, kuin usein kuvitellaan. Todella usein huonot kokemukset raskaista ja vaikeista projekteista aiheuttavat esimiestasolla vastarintaa muutoksen tekemiselle. Historiallisesti erilaiset kehittämisprojektit, joissa "ATK-järjestelmiä" ollaan uudistettu ovatkin olleet hankalia. Tämän on johtunut toisaalta siitä, että "wanhaan" aikaan IT-projekteissa ei kuunneltu käyttäjiä ja toisaalta siitä, että ne tehtiin usein kertarysäyksellä ja laajoin, ERP-tyyppisinä hankkeina.
Nykypäivään kuuluu, että organisaatioille tärkeitä ongelmia ratkaistaan ketterillä pilviohjelmistoilla, jotka on helppoa ja nopeaa ottaa testiin rajatulla porukalla ja sen jälkeen laajentaa ne koko organisaation käyttöön. Tällöin vältytään monelta perinteisen IT-projektin ongelmalta.
Myös henkilöstön kykyä oppia uutta ja halua toimia järkevimmillä ja nopeammilla tavoilla ei pitäisi väheksyä. Meidän kokemuksiemme mukaan, valtaosa henkilöstöstä on äärimmäisen tyytyväisiä, kun organisaatio hankkii uusia työkaluja, jotka parantavat ja helpottavat töiden tekemistä.
Tehtävienhallinnan ja raportoinnin kehittäminen voidaan toteuttaa helposti
Tarvitaan vain mobiilisti toimiva, helppokäyttöinen ratkaisu, joka sisältää mahdollisuuden tehtävien kokonaisvaltaiseen suorittamiseen, raportointiin ja hallintaan.
Spotilla ohjelmistopalvelu on suunniteltu erityisesti kaikenlaiseen kohteisiin, laitteisiin ja kalustoon kohdistuvaan tehtävienhallintaan - oli kyse sitten huolloista, kalibroinneista, tarkastuksista tai mistä hyvänsä tehtävästä. Asiakkaamme suorittavat Spotillan avulla yhtä helposti "Uimarantojen turvallisuustarkastuksen" kuin "Dieselpumpun vuosihuollon".
Spotilla voidaan ottaa käyttöön muutamassa tunnissa, parissa päivässä tai vaikkapa viikossa. Tarjoamme asiakkaillemme myös avaimet käteen palveluna käyttöönoton.
Tehtyjen töiden laskuttamisprosessin kehittäminen voidaan toteuttaa helposti
Laskutus ei koskaan ole irrallaan asiakkaasta ja tämän tiedoista - siksi kaiken lähtökohtana pitääkin olla, että järjestelmä joka tuottaa tiedon tehdyistä töistä voidaan integroida helposti ja tehokkaasti laskutuksessa tarvittaan järjestelmään.
Useimmiten pelkkä asiakastieto ei kuitenkaan riitä, vaan työn laskuttamisessa tarvitaan lisäksi myös esimerkiksi kohteen, projektin, koneen, varaosien ja kilometrien tietoja. Tämän takia "yksinkertaiset" laskutusohjelmistot eivät ole mikään hopealuoti. Edellä mainitut laskutuksen lisätiedot tulee olla sisäänrakennettuna (tai integraation kautta tuotuna) siinä järjestelmässä, jota käytetään laskutusaineiston keräämiseen "kentältä".
Lue lisää kunnossapidon kehittämisestä täällä
