Miksi töiden dokumentointi on tärkeää?

Jos laite on tarkastettu, huollettu, kalibroitu tai säädetty asianmukaisesti, niin eikö riitä, että "Niilo Noheva" kertoo asian olevan näin? Miksi asiaa pitäisi pystyä varmistamaan tai todistamaan, kun kerran tiedetään, että asia on hoidettu? Tärkein syy todentamisen tarpeelle pitäisi olla organisaation halu tuottaa laadukasta palvelua. Laatu edellyttää, että työstä jää muukin jälki kuin tehtävän suorittaneen henkilön muistikuva. Tosiasiassa tärkeitä syitä töiden todentamiselle on muitakin, kuten viranomaisvalvonta, ulkopuoliset auditoinnit ja esimerkiksi tuoteturvallisuus.

Miksi laadukas dokumentointi tuntuu olevan vaikea pala purtavaksi?

Suurin syy siihen, että ei pystytä todentamaan jonkin asian tapahtuneen siten, kuin sen olisi pitänyt tapahtua, on toimivan työkalun puuttuminen. Kun todentamista yritetään tehdä Exceleiden tai Whatsappien kautta, ajaudutaan mahdottomaan tilanteeseen. Oikeaa tietoa ei yksinkertaisesti ole koskaan silloin saatavilla, kun sitä tarvittaisiin -eikä ainakaan helposti. 

Toinen tärkeä syy dokumentoinnin puuttumiseen liittyy siihen, että ei ole panostettu suunnitteluun. Kaikkein tärkein asia prosessissa on nimittäin se, että "joku" miettii ensin, mitä asioita tullaan tekemään, mitä tietoa tästä tekemisestä kerrytetään ja mihin tämä tieto syntyy. Olemme kirjoittaneet aiemmin mm. hyvän huolto-ohjelman laatimisesta, mikä liittyy samaan asiaan.

Kun pohjatyö tehdään kerran kunnolla - eli mietitään järkevät tarkastuslistat ja aikamääreet erilaisille todennettaville töille - on itse töiden suorittaminen helppoa ja joustavaa. Ei tarvitse miettiä, mitä tehdään eikä milloin tehdään eikä sitäkään, mihin työ dokumentoidaan. 

Mitä se vaatii järjestelmältä?

Järjestelmä, jonka tehtävänä on toimia dokumentoitavien töiden tiedonhallintapaikkana, tulee tietysti soveltua tähän tehtävään. Hyvän järjestelmän tunnusmerkkeinä voidaan ainakin pitää seuraavia ominaisuuksia:

• Voidaan suunnitella riittävä määrä erilaisia tarkastuslistoja/tehtävälistoja erilaisille töille
• Työt voidaan suorittaa ja dokumentoida suoraan mobiilisovelluksella "paikan päällä"
• Suoritettuihin töihin voidaan kirjata tarkastuslistan mukaan tehdyt asiat ja liittää lisäksi esimerkiksi kuvia työn vaiheista tai havaituista puutteista
• Järjestelmä lähettää tarpeelliset herätteet sähköpostilla tai push-ilmoituksina, jos töitä on jäänyt tekemättä
• Kaikki tieto ("huoltohistoria") on helposti käytettävissä, kun etsitään tietoa siitä, mitä millekin kohteelle on tehty joskus aiemmin

Lähtökohtana voidaan pitää, että "kuka hyvänsä" esittää kysymyksen siitä, "onko asia tehty", voidaan tähän vastata alle 30sekunnin viivellä (esim. avaamalla mobiilisovellus ja hakemalla ko. kohde), minkä lisäksi vastauksen yhteydessä voidaan aidosti kertoa se, mitä, milloin ja kenen toimesta tehtiin. 

Viime kädessä laadukas töiden dokumentointi auttaa kaikkia organisaation työntekijöitä, tuottaa parempaa sisäistä ja ulkoista laatua ja parantaa kilpailykykyä.