Varaosien hallinta ja varastonhallinta kunnossapidossa - haluaisitko muutaman vinkin?

Perinteinen nykytilanne

Suurin haaste tässä varaosien hallinnassa on:

• Toimintatapojen ja tiedonhallinnan ongelmat – ei ole kunnollista toimintatapaa hallita varaosavarastoa. Systeemit puuttuvat (ja en tarkoita ict-järjestelmää)
• Ei ole mitään järkevää sähköistä työvälinettä varaosienhallintaan
• Aloittamisen vaikeus – kaikkea pientä on jo historiassa kokeiltu, mutta mitään ei ole saatu toimimaan
  

Kaikenlaisia toimintatapoja on nähty maan ja taivaan väliltä. Joissain paikoissa kunnossapito ja varaosienhallinta on mallillaan ja toisaalla ihan levällään. Loput ovat tilanteessa, joka on jotain siltä väliltä. Kirjoitan usein samasta asiasta, jatkan samaa saarnaa tälläkin kertaa.

Miten tämä kaikki ilmenee useimpien yritysten jokapäiväisessä arjessa?

Aivan ensiksi työkaluina varaosien hallinnassa tai varastonhallinnassa käytetään siihen sopimattomia, huonosti sopivia tai paljon manuaalista työtä vaativia työkaluja. 

Mikään tuskin turhauttaa enempää, kuin se, että tietoa pitää jatkuvasti päivittää, metsästää ja siirtää paikasta toiseen. Kunnossapidon ammattilaisen aika kuluisi mieluummin omien hommien hoitamisessa, kuin pakollisen hallinnollisen homman syövereissä. Tämä kaikki pitäisi olla sitä toimivaa arkipäivää, ei jatkuvaa säätämistä minkä milloinkin jutun kanssa. 

• "pitääkö saldo paperilla paikkaansa?"
• "muistiko joku kirjata saapuneet varaosat?"

Excel on hyvä ohjelma taulukkolaskentaan ja pienten kokonaisuuksien hallintaan – varastosaldojen hallinnassa se ei toimi. Moni on sitä kokeillut, mutta koskaan se ei ole toiminut. Jos käyttäjiä on useita ja saldoja pitäisi muistaa päivittää ja ylläpitää, niin ei onnistu ikävä kyllä.

• "minne tieto hävisi tästä taulukosta?"
• "kuka päivitti Exceliä?"
• "muista päivittää varaosat pois varasto-excelistä!"

Teams tai muut erilaiset viritykset tuovat aivan saman päänsäryn kuin edellä mainitut versiot kunnossapidon ja varaosien hallinnasta. Moni erilainen ohjelma ja sovellus on suunniteltu tiettyyn käyttötarkoitukseen ja tästä syystä ne eivät taivu kaikkeen.
Aina voi kokeilla ja sietää epämukavuutta ja tehdä duunia sen kanssa. Samalla suosittelen laskemaan hetkiä, tunteja ja kertoja, kun kaikki edellä mainitut "viritykset" aiheuttavat ongelmia ja kustannuksia.

Kentältä kuultua

Moni vetoaa kiireeseen, virityksiin, jotka toimivat just nyt jne. jne. jne. jne. Laskeeko kukaan kuitenkaan yhtä ahkerasti hukkaa, aikaa ja rahaa tässä projektissa kuin laskee omassa tuotannossaan? Kaikki aika, kun haetaan kissojen ja koirien kanssa vaikka, varaosatietoa maksaa työaikaa – eli rahaa.

Sekään ei ole halpaa, kun tulee tuotannollisia häiriöitä ja vikaantumisia ja "kappas" osaa ei olekaan varastossa, vaikka paperit-excel-team-mikälieviritys niin näyttäisi. Ei kun tilaamaan osaa ja toivotaan, ettei tuotanto häiriinny pahasti tai seiso sen vuoksi pitkään.
Yleensä venäläinen varaosaruletti pyörii välttävästi, kunhan joku (eli sen pyörittäjä) on jatkuvasti ajanhermolla – sitten kun avainhenkilö ei ole paikalla, niin homma hajoaa käsiin ja alkaa säätäminen (sitten tulee niitä puheluita).

Tärkeää on olla järkevä ja toimiva (+dokumentoitu) toimintatapa varaosienhallintaa varten. Muuten toimitaan sattumanvaraisesti.

Ei riitä, että varaosia on, oikea määrä ja oikeaan aikaan saatavilla. Varaosien hallinnoinnin tulee olla kustannuksiltaan järkevää. Ei riitä, että tiedetään "Jorelta tai Peralta" kuluvan siihen joitain tunteja viikossa tai kuukaudessa. Jokainen tunti turhaa työtä on pois jostain muualta. Suorittavasta kunnossapidon hommista ja pois kunnossapidon budjetista. Aika on rahaa.

Haluatko nyt seuraavat vinkit miten hallita varaosia kunnossapidossa?

• Vinkki - Hanki itsellesi toimiva työkalu ja unohda kaikki viritykset kunnossapidon varaosienhallinnassa
• Vinkki  - jatka lukemista, niin kerromme sinulle miksi varaosien hallinta on niin tärkeää ja minkälaisia asioita ottaa huomioon varaosien hallinnassa

Kuvassa sähköinen kone/laitekortti, johon voi helposti määritellä tarvittavat varaosat ja helpottaa kunnossapitojärjestelmän avulla varaosien hallintaa osana kunnossapitoa.

Miksi varaosien hallinta on niin tärkeää kunnossapidossa?

Siksi, että tuotantosi pysyisi käynnissä ilman pienintäkään taukoa tai häiriötä.

Mahdollisimman hyvin suunniteltu varaosien hallinta pitää laitteesi käynnissä mahdollisimman tehokkaasti. Varaosien tehokas hallinta on kunnossapidon ja ennakoivan kunnossapidon tärkeä kulmakivi. 

Olemalla tehokas varaosien hallinnassa et vain suorita ennakoivaa kunnossapitoa vaan myös sidot omaa pääomaa järkevän määrän varastossa lepääviin varaosiin ja varmistat varaosien oikea-aikaisen saatavuuden.

Oikeiden varaosien saatavuus oikeaan aikaan on ratkaisevan tärkeää laitteiden käyttöajan maksimoimiseksi. Tehokas varaosahallinta estää sinua myös menettämästä tunteja tuotantoaikaa etsimällä osia, joiden luulit olevan varastossa, mutta joita siellä ei ollutkaan. Tai pahimmillaan niitä aina selvitellään erikseen ja tilataan vääriä osia.

Kukaan ei ole kuitenkaan niin fakiiri tai guru kunnossapidossa, että osaisi ja pystyisi hallinnoimaan kaikkea. Eikä sille ole tarvetta, on fiksumpaa hankkia hyvä oikea käsi kunnossapitojärjestelmästä avuksi ja antaa järjestelmän hoitaa hommaa sinun keskittyessä lisäarvoa tuottavampiin asioihin.

Useimmissa kunnossapidon järjestelmissä, sovelluksissa tai ohjelmistoissa on kiinteänä tai lisäosana varaosienhallinta tai varastohallinta "moduuli", jonka avulla hallitset kaikki tuotteet ja varaosat.

Kunnossapitojärjestelmät voivat säästää 5-10 % vuotuisista varaosakustannuksista. Kunnossapito-ohjelmistot auttavat sinua seuraamaan varastoa, tunnistamaan varaosatarpeet ja kriittiset osat, sekä myös varaosat, joita ei enää tarvita.

Ohjelmiston avulla voit seurata varaosien käyttöä, varastosaldoja ja järjestelmä ilmoittaa automaattisesti saldohälytykset. Varastoon on myös helppo kirjata sisäänostoja, hallita varastotapahtumia, inventointeja tai vaikka siirtää varaosia varastosta toiseen - helposti.

Ennen kaikkea kunnossapito-ohjelma antaa kattavan kokonaisnäkymän ja helposti erilaista dataa liittyen varaosien kustannuksiin, ostoihin, inventointiin ja niiden käyttöihin.
Ilman, että kenenkään tarvitsee jahdata yhtään paperilomaketta, mappia, verrata erilaisia exceleitä jne.

• Onko kriittiset tuotantolaitteet ja niiden varaosat tunnistettu ja hallinnassa?
• Löytyykö jostakin varaosien linkitykset koneisiin?
• Onko konekorttiin listattu tärkeimmät varaosat?
• Mistä varaosat tilataan?
• Onko tämä tieto kaikkien löydettävissä helpolla tavalla?

Sitten kun osuu tuulettimeen, niin kiireen keskellä ei ole aikaa alkaa pohtimaan miten asia pitäisi hoitaa, kun tuotannon koneet seisovat ja rahaa valuu kankkulan kaivoon. Siksi tämä kaikki pitäisi olla kirjoissa ja kansissa valmiina ja varmistettu sen toimivuus.

Tässä esimerkki sähköisestä kone/laitekortista mobiilinäkymässä ja tärkeät varaosat helposti nähtävissä.

Koska arjessa on niin kova kiire, tähän kannattaa uhrata aikaa - laittamalla se kerralla kuntoon. Se aika ja vaiva maksaa takuulla itsensä takaisin. Samalla voit varmistaa, että olet tunnistanut oman tuotannon kriittiset koneet & laitteet ja niissä tarvittavat kriittiset varaosat.

Tämän tiedon avulla voit suunnitella tarkemmin kuinka monta kriittistä varaosaa tarvitaan varastoon ja kunnossapidon historian avulla ennustaa niiden menekkiä ehkäisevässä tai korjaavassa kunnossapidossa.

Hyvän kunnossapitojärjestelmän avulla on kriittisten varaosien analysointi helpompaa, koska järjestelmä tarjoaa tietoa mahdollisuuden tarkastella kattavasti huolto-/tehtävätasolla tarvittavia varaosia.

Varaosien määrittäminen huoltotehtäville

1. Aivan ensimmäiseksi tunnista eri huoltotehtävissä tarvittavat osat ja tarvikkeet

2. Tee tämä askeleittain, valitsemalla vaikka kone kerrallaan

3. Yritä arvioida seuraavien kuukausien aikana tarvittavia tuotteita ja määriä laitteiden ennakkohuoltoaikataulujen merkkaamalla varaosat per huolto

Tämä auttaa sinua hallitsemaan ennakkohuolloissa tarvittavia varaosia ja niiden varastovaatimuksia (myös kustannuksia) paremmin. Varaston tarpeeton paisuttaminen useiden kuukausien tarpeella lisää kustannuksia (ja varastomääriä).

Tämän jälkeen tiedät mitä varaosia tarvitaan eri tuotannon koneiden ja laitteiden huoltotehtävissä. Tieto on järkevää kirjata kunnossapitojärjestelmään, koska silloin se aina uudelleen käytettävissä ja haettavissa helposti tarvittaessa.

Kuvassa huoltotehtävä ja huollossa tarvittavat varaosat mobiilinäkymässä.

Tässä kaksi vinkkiä miten varaosat kannattaa määrittää huoltotehtäville:

• Paras tapa on määrittää käytettävät varaosat huoltotehtäville
• Näin saldot pysyvät hallinnassa ja tiedetään mitä varaosia kussakin huollossa tullaan tarvitsemaan

Erityisen tärkeitä asioita.

Huoltomiehet löytävät tiedon aina samasta paikasta, helposti ja osaavat ottaa mukaan kaiken tarvittavan ennen siirtymistä huoltokohteeseen. Samalla voidaan suunnitella, kuinka paljon erilaisia kunnossapidossa käytettäviä varaosia tarvitaan, ja varastosaldot ovat ajan tasalla, koska ne lähtevät huollon kuittaamisella automaattisesti pois varastosaldoista.

Huoltoraportti töiden dokumentoinnin kautta antaa tietoa tarkempaa tietoa huolloista ja kuinka usein tietylle koneelle tai laitteelle on tehty huolto-ohjelman mukaista suunniteltua kunnossapitoa ja kuinka paljon häiriökorjauksia. Samalla voidaan tarkastella ovatko häiriökorjaukset johtuneet varaosista, jotka ovat esim. huonolaatuisia vai johtuuko toistuva vikaantuminen itse koneesta / laitteesta tai kenties koneen käyttötavasta. Hyvä ja toimiva huoltosovellus mahdollistaa tämän kaiken helposti ja mobiilisti. 

Varaosatilauksien hallinta

Varastoseurantaa voi toteuttaa monella eri tavalla. Mikäli sitä toteutetaan niin sanotulla lappumenetelmällä, excel-taulukolla tai jollain muulla virityksellä, ongelmaksi nousevat epämääräiset merkinnät, kadonneet laput ja tekemättä jääneet saldokirjaukset.

Se tekee varastotilanteen ylläpidosta ajan haaskausta.

Pahin skenaario on, että epämääräiset ja väärät varastosaldot johtavat tilanteeseen, jossa kipeästi tarvittavaa varaosaa ei ole ja toimitusaika on tuskaisen pitkä.

Tässä yleisimpi tilanteita varastonhallinnan arkipäivästä:

• Sekava excel käytössä: mitä tilattu ja kuka tilasi?
• Milloin jokin tilattu osa tulossa?

Mikä neuvoksi?

1. Jos lähtötilanne on epäselvä, tee ensin varaosalista kriittisistä osista

2. Sitten nopea inventaario ja saldot hallintaan

3. Määritä toimintatavat varaosienhallintaan ja dokumentoi ne

4. Luo sähköinen varasosavarasto kunnossapitojärjestelmään

5. Määritä suunnitelma kunnossapidon tarpeiden mukaisesti ohjaamaan varaosatilauksia

6. Kytke varaosat ennakkohuoltoihin

7. Tarkemmin: mitä varaosia tarvitaan? milloin tarvitaan? koska niitä tarvitaan?

8. Huomioi myös erilaisten toimittajien eripituiset toimitusajat ja mahdolliset viivästymiset

9. Valitse yksi järjestelmä, joka auttaa kunnossapidon töiden ja varaosien varastonhallinnassa. Mielellään mobiilisovelluksena, jotta kirjaukset on helppo tehdä.

Varaosatietojen hallinta

Varaosille voit esimerkiksi liittää seuraavanlaista tietoa:

1. Rajaton määrä erilaisia tuotteita, kategorioita ja nimikkeitä

2. Erilaisia tuotteisiin liittyviä määreitä (pituus, paino, leveys, korkeus...)

3. Valmistajien tietoja

4. Toimittajien tietoja

5. Valokuvia osista

6. Varaosalle voi myös olla omia dwg-kuvia (jokin koneen osa esim.)

7. Varaosien hintaan liittyviä kirjauksia (ostohinta, myyntihinta, kustannuslaskenta)

Ennakkohuolloissa tarvittavista varaosista löytyvät lisäksi varastosaldot ja paikka. Näin inventointikin voidaan tehdä vaikka heti eikä kerran vuodessa.

Eikä tarvitse jälkikäteen arvailla tai muistella käytettyjä osia - kaikki käy nopeasti ja helposti mobiilisovelluksella. 

Varaosavaraston saldohallinta

Tuntuu pikku jutulta, mutta varaosavaraston laadukas hallinta on välttämätöntä minkä tahansa organisaation tai huoltotiimin menestykselle.

Loppujen lopuksi huono varaosienhallinta ja johtaa tehottomaan varastointiin ja varaosien puutteeseen silloin, kun niitä eniten tarvitaan. Se on kallista, jos mikä.

Mistä lähteä liikkeelle?

1. Määrittele ennakoivan kunnossapidon ja sen huolto-ohjelmien perusteella minkälaisia varaosia tulee olla varastossa

2. Määrittele varaosille automaattiset saldorajat, jonka perusteella kyseistä varaosaa tulee välittömästi tilata lisää

3. Tarkista huolto-ohjelmia aina tarpeen mukaan ja päivitä tiedot, jotka vaikuttavat varaosien määrään

4. Linkitä varaosat huoltotehtäviin, niin saldot vähenevät automaattisesti, kun niitä käytetään

5. Kouluta ja motivoi ihmisiä "käyttämään oikein" varastoa

6. Tee inventaario säännöllisin väliajoin (vaikka joka kerta kun otat varaosaa hyllystä)

7. Varmista, että toimitaan oikein ja varastokirjauksien tekeminen on mahdollisimman helppoa. Sen avulla pidät huolen mm. varastosaldojen oikeellisuudesta

8. Hanki moderni ja helppokäyttöinen kunnossapitojärjestelmä helpottamaan varaosien ja varastonhallintaa

Tiivistelmä varaosien hallinnasta osana kunnossapitoa

Usein varaosien ja varastonhallintaan ei kiinnitetä riittävästi huomiota, vaan tilanteeseen herätään vasta, kun varastokustannuksia on vähennettävä tai kun puuttuvat varaosat aiheuttavat ylimääräisiä tuotantokatkoksia tai jopa kalliita seisokkeja.

Lopputulos on se, että tarkan varastointijärjestelmän (kunnossapitojärjestelmän varastomoduulilla) ja tehokkaan varaosahallinnan ansiosta varaosien käyttö on paljon ennakoivampaa ja se reagoi operatiivisiin vaatimuksiin.

Organisaatiosi voi säästää paljon rahaa tietämällä, mitkä osat ovat kriittisessä asemassa päivittäisessä toiminnassa - ja varastoimalla ne sen mukaisesti.

Järjestystä varaston ja varaosien kaaokseen Spotillan avulla

Helppoa varastonhallintaa. Lopeta pelaaminen erilaisilla virityksillä. 

✔ Hallitse kaikki tuotteet, tuotekategoriat ja varastosaldot
✔ Sisäänostojen kirjaus ja varastotapahtumien hallinta
✔ Hallitse ja määritä varastot juuri niin kuin haluat
✔ Rajaton määrä varastoja ja varastopaikkoja
✔ Kattavat Excel-raportit napin painalluksella
✔ Tuotteidenhallinta ja kategoriat
✔ Kattavat ja helppokäyttöiset hakutoiminnot
✔ Siirto, Myynti, Osto, Inventointi
✔ Yhteenvedot määristä, arvoista ja muista summista

Hallitse tuotteet ja varaosat. Varasto- ja varaosien hallinta voi olla helppoa Spotillan avulla!

✔ Nopea ja helppo käyttöönotto
✔ Käyttöönottoa helpottaa valmis Excel-tuonti toiminnallisuus
✔ Teet inventaariot helpommin ja nopeammin
✔ Varastotapahtumilla hallitset kaikki tapahtumat
✔ Historiatiedot auttavat ennustamaan tulevaa ja varastonhallinnan kehittämisessä
✔ Saat tilastollista tietoa ja raportointia varastonhallinnan kehittämisen tueksi
✔ Helppo todentaa varastotapahtumat
✔ Pääset hallitsemaan varastotietoja mistä vain ja milloin vain

Varastonhallintaa tarpeiden mukaisesti. Voit määrittää itse rajattomasti varastoja, tuotteita ja niihin liittyviä asioita, jotka helpottavat varastonhallintaa ja sen kehittämistä.

✔ Rajaton määrä tuotteita, kategorioita ja nimikkeitä
✔ Voit määrittää tuotekoodeja, tuotteiden fyysisiä mittoja ja painoja
✔ Varastosaldojen hälytyksillä voit unohtaa jatkuvan varastonseurannan
✔ Helppokäyttöiset raporttinäkymät ja yhteenvedot
✔ Nopeuta varastonkiertoa ja pienennä varastoon sidottua pääomaa
✔ Auttaa kehittämään varastonhallintaa ja tekee siitä läpinäkyvää
✔ Ota yhteyttä ja pyydä esittely

Tutustu myös moderniin Spotilla kunnossapidon sovellukseen

Spotilla on helppokäyttöinen ja moderni kunnossapidon järjestelmä, joka auttaa hallitsemaan ja optimoimaan kunnossapitoa. 

Spotillan ominaisuuksiin kuuluvat muun muassa:

•    Erittäin helppokäyttöinen mobiilisovellus, millä työt on helppo dokumentoida missä tahansa
•    Selkeä selainkäyttöliittymä, joka on helppo oppia ja käyttää
•    Huoltokalenteri, joka auttaa suunnittelemaan ja seuraamaan laitteiden huoltoa
•    Laiterekisteri, johon voi tallentaa kaikki yrityksen laitteet ja niiden tiedot
•    Hälytykset, jotka ilmoittavat automaattisesti, kun laite tarvitsee huoltoa tai kun huolto on myöhässä
•    Automaattiset raportit, joiden avulla voi seurata kunnossapitokustannuksia ja ennustaa tulevia huoltotarpeita

Spotillan avulla voit tehdä kunnossapidosta entistäkin helpompaa ja tehokkaampaa. Tutustu Spotillan ominaisuuksiin ja aloita kehittämään yrityksesi kunnossapitotoimintaa jo tänään!

Tai haluatko katsoa virtuaalisen esittelytallenteen?
Tilaa katselulinkki sähköpostiisi ja katso se silloin kun haluat!  

Virtuaalisessa esittelytallenteessa käydään läpi kaikki päätoiminnallisuudet ja se on vaivaton tapa tutustua helppokäyttöiseen Spotillaan.  Tilaa katselulinkki alla olevasta painikkeesta.