Tämä kirjoitus on osa työn ohjaamisen artikkelisarjaa. Katso muut artikkelit näistä linkeistä:
- Kunnossapitotehtävien suunnittelu
- Viisi vinkkiä - hyvän huolto-ohjelman laatiminen
- Kunnossapidon kehittämistä ruohonjuuritasolla
- Tehtyjen töiden todentaminen - miksi se on vaikeaa?
- Kunnossapidon työnohjaus - työjonojen hallinta
Huoltoraportti on sekä seloste tehdyistä toimenpiteistä, että todennettava jälki tehdystä työstä. Kaikkien huoltopalveluita ostavien asiakkaiden pitäisi vaatia laadukasta raportointia huoltoyrityksiltä. Huoltoyritysten taas olisi syytä järjestää huoltojen raportointi tehokkaasti, laadukkaasti ja "käyttäjäystävällisesti" - oman työnsä tehokkuuden maksimoimiseksi ja asiakastyytyväisyyden varmistamiseksi. 
Vielä nykyäänkin suurin osa huoltoraporteista tehdään käsin paperille. Raportit tehdään kohteessa huoltomiehen toimesta jolloin "käden jälki" voi usein kenttäolosuhteista johtuen olla mitä sattuu, tai raportit tehdään toimistolla työnjohdon toimesta - jolloin hukataan aikaa ja kaikki tieto ei aina päädy raportille.
Mitä hyvän raportin pitäisi yleisellä tasolla sisältää?
- Perustiedot, kuten kohteen, laitteen, huoltajan ja päivämäärän yksilöinti
- Tarkastuslistamaiset asiat tehdyistä toimenpiteistä
- Sanalliset selitteet tehdyistä toimenpiteistä ja vaihdetut osat
- Kuvat jotka otetaan huollon yhteydessä asioiden selvittämiseksi
- Korjaustarpeet jotka havaittu huollon yhteydessä
Mitkä ovat tyypillisimmät haasteet huoltoraportteihin liittyen?
Huoltoraportteihin liittyy käytännön tasolla useita haasteita, jotka on pystyttävä ratkaisemaan tehokkuuden ja laadun toteutumiseksi. On tiedostettava, että laitteilla on erilaisia vaatimuksia huoltoraporttien rakenteelle ja sisällölle. Se pohja, joka toimii ilmanvaihtokoneella, ei välttämättä toimi generaattorilla. Tämä on monissa tapauksissa johtanut siihen, että yrityksellä on käytössään satoja erilaisia Excel-työkirjoja, joilla huoltoraporttien vaatimat tiedot kerätään.
Sen lisäksi, että tarvitaan erilaisia lomakkeita raporttien tietojen keräämisen, tarvitaan järkevä tapa näiden lomakkeiden täyttämiseen. Lomakkeiden täyttämisen pitäisi onnistua kenttäolosuhteissa, mahdollisimman jouhevasti ja nopeasti kuitenkin siten, että tarpeelliset tiedot saadaan kerättyä.
Koska lomakkeita saatetaan täyttää paikoissa, joissa ei esimerkiksi ole verkkoyhteyttä, tulee niitä pystyä täyttämään ja tallentamaan myös ilman yhteyttä verkkosijaintiin.
On erittäin tärkeää, että raportin tietojen keräämiseen käytetty lomake pystytään suunnittelemaan toiminnallisesti järkevästi. Esimerkiksi jos kyseessä on ilmanvaihdon tietojen kerääminen, eikä etukäteen tiedetä monessako huoneessa tietojen keräämistä tehdään, pitää lomakkeen mahdollistaa "lennosta" uusien huoneiden lisääminen.
Tietojen täyttämisen pitäisi olla mahdollista sekä kännykällä, tabletilla että työasemalla - eli lomakkeiden pitää toimia sekä pienellä näytöllä että isolla näytöllä.
Asiakaskokemuksen merkitys
Jos huoltoraporttien tietojen keräämisen käyteyt lomakkeet saadaan sähköistettyä, voidaan raportit luoda "lennosta" ja lähettää suoraan asiakkaalle sähköpostiin. Asiakaskokemus on merkittävästi erilainen, kun asiakas saa raportin käsiinsä jo ennen kuin huoltomies on edes poistunut kohteesta verrattuna tilanteeseen, jossa se tulee ehkä kahden viikon päästä postissa tai ei ollenkaan.
Asiakas myös maksaa laskun huollosta merkittävästi tyytyväisempänä, kun hänelle on käytössään huoltoraportti josta näkee selvästi huollon aikana tehdyt työt. Ylimääräinen reklamointi ja asioiden selvittäminen vähenee ja asiastyytyväisyys paranee.
Lue lisää työn ohjaamisen kehittämisestä täällä
